Le Besoin Saclay
Exploitation et pilotage de la vitrine
En bref : La vitrine en marque blanche n’écrit rien : on surveille sa synchronisation et sa fraîcheur. La contribution des chercheurs ajoute une file de modération. Une fois par an, l’arbitre examine 3 chiffres clés et 4 garde-fous éliminatoires, puis décide de continuer, pivoter ou arrêter. Tous les seuils sont des cibles de travail, à calibrer sur T0 (mesure initiale pendant le POC de pertinence ou le premier trimestre).
Les coûts sont sur la page des scénarios, le calendrier sur la feuille de route.
Exigences par partie
| Exigence | Partie 1 · Vitrine synchronisée en marque blanche | Partie 2 · Contribution des chercheurs |
|---|---|---|
| Fraîcheur | Cadence définie par type d’objet, mesurée de bout en bout ; date de mise à jour affichée sur chaque fiche | Celle de la Partie 1 + délai de modération des textes |
| Suivi du retard de données | CRISalid et sources ouvertes → export → pages → CDN | Idem + file de modération |
| Performance (p75, par gabarit) | TTFB ≤ 800 ms, Core Web Vitals au vert | Idem pour les pages publiques |
| Disponibilité utile | ≥ 99,5 % | ≥ 99,5 % en lecture ; écritures à définir |
| Sauvegarde | Exports versionnés, configuration de marque, redirections | Textes, historique, journal de modération |
| Mode dégradé | Dernière version publiée | Lecture publique, contributions suspendues |
| Astreinte applicative | Limitée | À arbitrer |
Dans tous les cas : une page publiée reste consultable si CRISalid est indisponible, et une génération ou synchronisation échouée n’écrase jamais la dernière version valide.
Les 3 chiffres clés examinés par l’arbitre
| Chiffre clé | Mesure | Cible de travail, à calibrer sur T0 |
|---|---|---|
| Succès de recherche | Part des recherches suivies de la consultation d’une fiche ou d’un lien officiel | ≥ 65 % à 1 an, ≥ 80 % à 5 ans |
| Retombées documentées | Registre des contacts, partenariats, contrats, thèses ou mentions presse attribuables à la vitrine | ≥ 12 à 1 an, ≥ 30 à 2 ans |
| Coût par retombée | Coût annuel total (réalisation amortie + exploitation) ÷ retombées documentées | En baisse d’une année sur l’autre |
Garde-fous éliminatoires
Un seul garde-fou en alerte bloque tout renouvellement ou extension, quels que soient les chiffres d’audience.
- RGPD : aucun traceur sans consentement valide, aucune donnée personnelle dans la mesure d’audience. Sinon, collecte suspendue jusqu’à validation du DPO.
- Sécurité et exposition : aucune donnée non publiable ni unité ZRR exposée, aucun secret ni point d’administration accessible publiquement. Sinon, déploiements bloqués et correctif d’urgence.
- Dépublication : une demande de retrait est effective sous 48 h dans les pages, caches, index et sitemaps (par une synchronisation exceptionnelle).
- Accessibilité (RGAA) : les parcours clés restent utilisables ; tout critère bloquant est corrigé sous 3 mois.
Jalons de décision
- 1 an : prouver ou pivoter.
- Continuer si le succès de recherche et les retombées atteignent leurs cibles.
- Pivoter si l’audience existe sans prise de contact : recentrage sur la recherche d’expertise, abandon des fonctions secondaires.
- STOP si les unités rejettent leurs fiches ou si les données publiées restent durablement fausses ou périmées.
- 2 à 5 ans : soutenabilité.
- Continuer si le coût par retombée baisse.
- Pivoter vers une cadence plus lente, ou fermer la contribution, si la fréquentation ne justifie plus l’effort ; mutualiser avec d’autres membres du consortium si l’exploitation pèse trop.
- Arrêter si la valeur ajoutée par rapport à HAL, ScanR et aux sites des unités n’est pas établie (preuves et tests).
Trois rôles
- Responsable technique (DSI) : disponibilité, sécurité, fraîcheur des données et alertes.
- Responsable métier (recherche et communication) : lien avec les directeurs d’unité, pertinence des fiches, registre des retombées.
- Arbitre (sponsor institutionnel) : examine une fois par an les 3 chiffres clés et les garde-fous, puis tranche le budget.
Le coût de la mesure (outils et temps d’analyse) reste sous 10 % du budget de la vitrine : audience sobre exemptée de consentement (Matomo ou Plausible auto-hébergé), micro-sondage en un clic après une consultation approfondie.
Checklist d’acceptation
- Un propriétaire est identifié pour chaque alerte.
- Une fiche publiée reste consultable lorsque CRISalid est indisponible.
- Le retard de publication est mesurable sans inspecter plusieurs systèmes.
- Les runbooks couvrent panne source, cache incohérent, index indisponible et retour arrière.
- Une restauration complète est exécutée avant la mise en production.
- Les valeurs T0 des 3 chiffres clés sont mesurées et les cibles recalibrées.
- Le coût d’exploitation est chiffré à 3 et 5 ans (scénarios).
Indicateurs de suivi (portée et santé opérationnelle)
Suivis par l’équipe, ils expliquent les chiffres clés sans entrer dans la décision annuelle. Cibles de travail, à calibrer sur T0.
| Indicateur | Cible de travail |
|---|---|
| Trafic organique sur requêtes ciblées (chercheurs, unités, thèmes) | En hausse par rapport à T0 |
| Unités de recherche ayant validé leur fiche | ≥ 50 % à 1 an, ≥ 75 % à 2 ans |
| Clics sortants vers HAL, ORCID, DOI et sites des unités | Suivi, sans cible |
| Satisfaction déclarée au micro-sondage | ≥ 75 % à 1 an |
| Recherches sans résultat | ≤ 10 à 15 % |
| Erreurs serveur 5xx | ≤ 0,5 % des requêtes |
| Taux de cache CDN | ≥ 85 % |
Observabilité, niveau de service et maintenabilité
- Observabilité : disponibilité externe et codes HTTP par gabarit, TTFB et Core Web Vitals, pages publiées, indexées et en sitemap ; date du dernier export ou de la dernière synchronisation, objets importés, rejetés et dépubliés ; logs structurés sans donnée personnelle excessive, alertes avec propriétaire et runbook.
- Niveau de service à fixer par scénario : horaires, délai de correction d’une donnée, durée maximale de rétablissement (RTO), perte de données admissible (RPO), support hors heures ouvrées.
- Maintenabilité : versions sous support actif (LTS) et audit automatisé des dépendances ; configuration versionnée ; documentation permettant une reprise par une autre équipe, avec export complet des données, gabarits et règles de publication.